Guten Morgen meine Liebe,
telefonieren ist immer gut, und du kriegst das auch hin. Versuch das Telefonat knapp zu halten, weil du gleich weg musst zum Beispiel. Es geht nur um die Orga für Donnerstag, und das kann man wirklich besser am Telefon erledigen.
Ich versteh, dass du genervt bist. Ich mache das dienstlich immer so: Lächeln! Ganz doof und breit lächeln, bevor du ans Telefon gehst und während du zuhörst, auch. Da kann man automatisch schon gar nicht genervt sein, und glaub mir, das Gegenüber am anderen Ende der Leitung hört das nicht - also weder das dümmliche Lächeln noch die Genervtheit, aber die Lockerheit kommt rüber!
Mein Kollege lacht sich immer schlapp, wenn ich einen Anruf bekomme, laut schimpfe, was der Idiot xy aus Abteilung ABC denn jetzt schon wieder für einen blöden Mist von mir will, und dann lächle ich, gehe professionell ans Telefon und flöte: Guten Tag, Herr xy, schön, von Ihnen zu hören, was kann ich denn für Sie tun? (währenddessen bewerfe ich meinen Kollegen mit Radiergummis, weil der ja nicht aufhört zu lachen
)
Ob er da mehr redet oder du, ist ziemlich egal. Und, wenn du es hinbekommst (am Tel. denkt man nicht so darüber nach): Versuche, mehr Ich-Botschaften als Du-Botschaften zu senden. Also nicht: Du hast dich nicht gemeldet, oder Du hattest doch gesagt, dass... sondern "Ich würde mich freuen, wenn du nach einem Zimmer für Donnerstag schauen könntest" oder "Ich hatte es so verstanden, dass..."
Drücker für dich, du schaffst das!